Capitolo 1: Categorie di Messaggi nella Console
La console amministrativa prevede diverse categorie per i template, che consentono di differenziare l'utilizzo dei messaggi a seconda del contesto:
Chat: Template visualizzabili nella sezione chat e utilizzabili per le risposte manuali.
Form: Moduli condivisibili tramite link per l'invio di messaggi anche senza accesso diretto alla chat.
Automation: Template collegati ad automazioni attivate da eventi specifici (es. compilazione form, mancata risposta a una chiamata, ecc.).
Bot: Template strutturati con bottoni che guidano il cliente in una sequenza interattiva di messaggi.
Ogni template deve essere classificato correttamente per assicurare il corretto funzionamento all'interno della console.
Capitolo 2: Funzionalità della Sezione Chat
La sezione Chat è progettata per permettere all'operatore di comunicare manualmente con i clienti. Le funzionalità includono:
Selezione del cliente tramite numero di telefono.
Scelta del template tra quelli visibili con categoria "chat".
Precompilazione automatica del messaggio.
Possibilità di modifica del messaggio prima dell'invio.
Invio del messaggio tramite WhatsApp.
La console consente inoltre l'applicazione di filtri per categoria e canale, permettendo di isolare i messaggi rilevanti per ogni contesto specifico.
Capitolo 3: Messaggi con Bottoni
I messaggi con bottoni permettono di creare flussi conversazionali interattivi. Ogni bottone (detto attivatore) può attivare un nuovo messaggio.
Struttura di base:
Messaggio 1: contiene testo e fino a 3 bottoni
Bottone 1 → Messaggio 2
Bottone 2 → Messaggio 3
…
Ogni messaggio successivo può a sua volta contenere nuovi bottoni. Il sistema consente di costruire un albero decisionale profondo.
Tipologie:
Standard: solo testo.
Con bottoni: testo + attivatori.
Con link: testo + link esterni (es. Calendly o cal.com).
Come creare un messaggio Bot:
Accedi alla sezione “Messaggi” della console.
Crea un nuovo messaggio e seleziona la categoria Bot.
Scegli la tipologia: con bottoni o con link.
Inserisci il titolo (facoltativo), il testo del messaggio e il footer (facoltativo).
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Aggiungi fino a 3 bottoni attivatori, assegnando a ciascuno:
Il nome del bottone (es. “Nuova iscrizione”)
Il messaggio successivo da attivare
Salva il messaggio.
Nota bene:
Ogni bottone può essere usato una sola volta all’interno di un singolo messaggio.
I messaggi successivi devono essere creati singolarmente e collegati manualmente agli attivatori.
I messaggi con bot possono essere duplicati per altri canali, ma l’ID deve essere assegnato correttamente dal team tecnico se usati in automazioni.
Esempio pratico:
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Primo messaggio Bot: "Grazie per averci contattato! Come possiamo aiutarti?"
Bottone 1: “Info nuova iscrizione” → Messaggio 2
Bottone 2: “Info abbonamento in corso” → Messaggio 3
Messaggio 2: "Ottimo! Prenota il tour della palestra" + bottone con link a cal.com
Messaggio 3: "Hai bisogno di assistenza? Un nostro consulente ti contatterà presto."
Questi flussi aiutano a pre-qualificare il cliente, ridurre i tempi di risposta e guidare l’utente in autonomia, alleggerendo il carico del team operativo.
Capitolo 4: Gestione dei Form
La sezione "Form" permette di abilitare l'invio di messaggi anche a utenti che non hanno accesso alla console chat. Esempio di utilizzo:
Un istruttore riceve un link (personalizzabile) che apre un form in Notion o in pagina dedicata.
Compila i campi: nome, numero, mittente, selezione template (facoltativo), testo del messaggio.
Invia il messaggio al cliente.
✉ Nota: il destinatario non può rispondere, è un invio unidirezionale.
Capitolo 5: Automazioni
Le automazioni sono messaggi che partono automaticamente a seguito di eventi esterni.
Esempi:
Chiamata persa da un cliente.
Form compilato (es. Typeform).
Lead inserito da Google Sheet o Meta Ads.
Le automazioni richiedono:
La creazione del template con categoria Automation (e opzionalmente Bot).
Il collegamento dell'evento (trigger) al messaggio, gestito dal team tecnico.
⚠️ Gli automation non compaiono nella chat per evitare confusione.
Capitolo 6: Duplicazione & ID Template
Ogni template possiede un ID univoco. Quando si crea un messaggio con automazione, l'ID è utilizzato per l'associazione tra evento e messaggio.
Regole operative:
✉ I template possono essere duplicati, ma per uso manuale.
❌ I template Automation duplicati non funzionano finché non vengono configurati dal team tecnico.
In caso di duplicazione, è necessario:
Cambiare nome e testo del messaggio.
Richiedere l'associazione tecnica se è previsto un trigger.
Capitolo 7: Integrazione con strumenti esterni
L'integrazione con strumenti come cal.com o Google Calendar permette di snellire il lavoro operativo.
Esempi di flussi:
Il cliente clicca su "Prenota il tour" (bottoncino del messaggio).
Apre la pagina di cal.com e prenota.
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Viene automaticamente:
Salvato un task nel CRM.
Inviato un reminder su WhatsApp il giorno prima e il giorno stesso.
Requisiti:
Calendario Google connesso.
Creazione evento nel CRM.
Template con bottoni collegato al link cal.com.
Capitolo 8: Best Practice Operative
Usa categorie corrette per ogni template.
Fai attenzione a non duplicare automazioni senza supporto tecnico.
Filtra per canale e categoria per una gestione ordinata.
Integra strumenti esterni solo se già utilizzati dal team.
Prevedi messaggi con bottoni per guidare l'utente e ridurre il carico al team.
Imposta formazioni mirate per chiarire differenze tra chat, form e automation.